Kürzlich wurde ich gefragt, ob ich mich im Rahmen der Stehaufweibchen Community auch mit Zeitmanagement beschäftige, denn das sei doch sicherlich auch ein wichtiger Beitrag zur Burnout-Prävention. Um ehrlich zu sein, hatte ich dieses Thema nicht am Schirm. Nachdem ich kurz über diese Frage nachdachte, wurde mir aber klar, dass ein effektiver, effizienter und strukturierter Umgang mit Zeit für mich schon so selbstverständlich und normal geworden waren, dass ich gar nicht mehr drüber nachdachte.
 
Doch diese Bekannte hatte natürllich Recht, es ist ein wertvolles Instrument, um seinen Alltag, seine Aufgaben möglichst effizient und effektiv zu bewältigen. Mich zwang vor über 10 Jahren mein Burnout-Zusammenbruch dazu, mein Zeitmanagement zu überdenken und zu optimieren. Für mich ging es damals einerseits darum, mich besser auf das Wesentliche zu fokussieren, aber auch um einen effizienteren und durchdacht strukturierten Umgang mit meiner Zeit.
 
Jetzt bin ich von Natur aus ein sehr strukturierter und gut organisierter Mensch, sprich es fiel mir leicht, mein Zeitmanagement zu optimieren. Doch diese Fähigkeiten haben nicht alle in die Wiege gelegt bekommen. Einige Frauen, mit denen ich bisher gearbeitet habe in Coachings, würde ich als hochsensible, kreative Chaoten bezeichnen, die astrologisch betrachtet zu den Luftwesen zählen. Sehr empathisch, kreativ und verträumt. Für diese Frauen würde meine strukturierte Art des Zeitmanagements sehr wahrscheinlich nicht gut funktionieren.
 
Zum Glück gibt es jedoch auch Expertinnen, die sich dieser besonderen Zielgruppe gewidmet haben, wenn es um das Thema Zeitmanagement geht. Ich kann hier die Bücher von Cordula Nussbaum empfehlen. Wenn man ihre Tipps beherzigt, können auch kreative Chaoten eine Struktur in ihr Chaos bringen, mit dem sie eine gewisse Hass-Liebe verbinden 😉
 
Allen anderen kann ich gerne meine Tipps ans Herz legen, welche ich im Folgenden mit dir teilen möchte.
 

Meine besten Zeitmanagement-Tipps

  1. Trage dir für alle wesentlichen Aufgaben Termine in deinen Kalender
  2. Baue Puffer ein und überlege dir einen Plan B
  3. Setze dir Erinnerungen in deinem Handy-Kalender
  4. Setze dir 2-Wochen-Ziele
  5. Bereite deine kommende Woche schon am Wochenende vor
  6. Priorisiere jeden Tag
Im Zeitmanagement ist meiner Erfahrung nach das A und O eine gute Vorbereitung und die Nutzung von Tools, mit denen man gerne arbeitet. Einige Menschen bevorzugen beispielweise haptische Produkte wie Terminplaner in Papierform oder Ringbuchkalender (Filofax). Viele arbeiten mittlerweile auch gerne mit so genannten Journaling Books. Ich bin ein Kind der digitalen Zeit und schätze die Mobilität meines Smartphones sehr. Meine gesamte Organisation kann darüber abgewickelt werden. Damit bin ich absolut ortsungebunden und kann immer und von überall auf meine Termine, Notizen, Tagebucheinträge, Ideensammlungen und Wissensdatenbanken zugreifen.
 
Aber auch ich arbeite gerne zusätzlich für bestimmte Zwecke mit Notizzetteln, bevorzugt Haftnotizen (Post-Its). Diese verwende ich gerne, wenn ich den ganzen Tag zuhause bin und viele verschiedene Aufgaben aus unterschiedlichen Lebensbereichen zu erledigen habe. Dann mach ich mir eine ToDo-Liste, auf der ich meine erledigten Aufgaben nacheinander abhaken kann. Das Abhaken verschafft mir eine besondere Befriedigung und ich habe so sehr gut visualisiert, welche Aufgaben an diesem Tag noch vor mit liegen. Alles andere plane ich in Tools wie meinem Google Kalender, Trello und einer Notizen-App.
 

Trage dir für alle wesentlichen Aufgaben Termine in deinen Kalender

Ich trage nicht nur meine Treffen und Termine mit anderen Personen in meinen Kalender ein, sondern auch alle wichtigen Aufgaben. So behalte ich den Überblick über meine Zeitressourcen und merke sehr rasch, wenn es eng wird und sich einige Aufgaben nicht wie geplant oder gewünscht ausgehen werden. Das ermöglicht es mir, sehr rasch auf diese zeitlichen Engpässe zu reagieren.
 
Im Bedarfsfall kann ich so Abgabetermine, Erledigungen oder Treffen verschieben und mir so zu einem möglichst frühen Zeitpunkt den Druck rausnehmen und somit Stress reduzieren. Da durch diese Voraussicht und Visualisierung meiner tatsächlichen Zeitressourcen immer wieder auch mal offensichtich wird, dass ich definitiv zu wenig Zeit zur Verfügung habe, um all das zu erledigen, was ich mir vorgenommen habe, bin ich gezwungen regelmäßig zu priorisieren und mich auf das Wesentliche zu fokussieren. Somit verzettel ich mich viel weniger. Und ich habe auf diese Weise gelernt, meine eigenen Ressourcen viel besser einzuschätzen. Das wirkt vorbeugend, weil ich nun eher Nein sage und mich mich nicht so leicht übernehme 🙂
 

Baue Puffer ein und überlege dir einen Plan B

 

Etwas, was ich vor allem in meiner beruflichen Karriere als Projektleiterin und als langjährige Mitarbeiterin in Konzernen gelernt habe:
 
A) rechne immer mit einem Puffer und
B) habe immer einen Plan B im Hinterkopf.
 
Egal was ich mir vornehme, ich rechne vorsorglich immer damit, dass etwas nicht so rund läuft oder Schwierigkeiten auftauchen könnten und plane entsprechend einen zeitlichen Puffer ein. Wenn ich beispielsweise eine Torte für eine Geburtstagsfeier backen möchte, plane ich in aller Regel die doppelte Zeit der angegebenen Backzeit ein. Sollte also beim ersten Versuch etwas schiefgehen, habe ich immer noch genug Zeit für einen zweiten. Und für diesen Sicherheitspuffer war ich speziell beim Tortenbacken schon einige Male sehr dankbar 😉
 
Was auch immer ich mir vornehme, ich überlege mir immer schon im Vorfeld, wie ein mögllicher Plan B aussehen könnte. Ist ein solcher schnell in meinem Kopf zusammen gebastelt, bin ich recht entspannt und weiß, dass ich eine Absicherung habe, sollte meine Planung aus unvorhergesehenen Gründen „sabbotiert“ werden. Im Falle der Geburtstagstorte könnte das sein, dass ich mir überlege, wo ich im Fall, dass mir die Torte misslingt und auch ein zweiter Versuch fehlschlägt oder aus diversen anderen Gründen nicht möglich ist, eine leckere Torte kaufen kann, bevor ich zur Party fahre.
 
Es gibt aber auch Fälle, in denen es schwer bis unmöglich ist, einen brauchbaren Plan B zu erdenken. In solchen Fällen setze ich alles daran, dass mein usprünglicher Plan auch wirklich und sicher umgesetzt werden kann. Sprich ich lege hier meinen Fokus drauf und bin besonders sensibl und aufmerksam, um jegliche Gefahren für mein Vorhaben rechtzeitig zu erkennen und zu entschärfen. Hier gehe ich dann keine unnötigen Risiken ein.
 

Setze dir Erinnerungen in deinem Handy-Kalender

 
Dieser Tipp gilt grundsätzlich auch für Menschen, die sonst lieber mit Papierkalendern arbeiten. Ein Notizbuch kann uns leider nicht mit akustischen Reizen zu einem vorgegebenen Zeitpunkt erinnern. Das geht derzeit nur über elektronische Geräte wie Handy oder Smartwatch. Wer damit so gar nichts anfangen kann, müsste sich angewöhnen mehrmals täglich in seinen Papierkalender zu schauen und sich dort mit farbigen Eyecatchern wie Haftnotizen (Post-Its) behelfen. Ich habe früher, in meiner analogen Zeit, die kleinen, schmalen Haftnotizen genutzt, die sich auch gut als Lesezeichen eignen. Für wiederkehrende Aufgaben kann man die Erinnerung somit immer wieder verwenden im Kalender.
 
Es gibt Erinnerungen, die einen oder mehrere Tage im vorhinein Sinn machen. Diese nutze ich dann, wenn beispielsweise für eine Aufgabe oder ein Treffen etwas vorzubereiten oder zu besorgen ist. Dann setze ich mir die Erinnerung ein bis zwei Tage vor der Deadline für die Vorbereitungen oder Besorgungen. Nehmen wir wieder das Beispiel mit der Geburtstagsfeier, zu der ich eingeladen bin und für die ich die Torte backen soll. Diese findet an einem Sonntag statt. Dann würde ich mir zuerst eine Erinnerung setzen für den Freitag davor, damit ich die Tortenzutaten einkaufen gehe. Am Tag vor der Party kommt nochmal eine Erinnerung, wenn ich spätestens mit der Torte anfangen sollte (Puffer miteingerechnet ;-). Und dann nochmal eine kurz bevor ich aufbrechen muss, um rechtzeitig dort zu sein. Wieder mit einem Puffer für die Anfahrt eingerechnet, denn ich könnte ja in einen Stau geraten oder die öffentlichen Verkehrsmittel haben Ausfälle.
 
Ich lass mich aber auch an viele Kleinigkeiten erinnern. Besonders wertvoll finde ich das bei neuen Gewohnheiten, die ich in meinen Alltag integrieren möchte. Es gibt Menschen, die lassen sich mehrmals täglich daran erinnern, Wasser zu trinken, um sich regelmäßiges Trinken anzugewöhnen. Ich lass mich eher daran erinnern, ein paar Mobilitäts- und Streckübungen während meiner Arbeitszeit zu machen, da ich sehr viel Zeit sitzend vor einem Computerbildschirm verbringe und mein Körper diesen Ausgleich braucht. In die Arbeit vertieft vergesse ich aber leider immer wieder mal darauf.
 
Besonders wertvoll finde ich auch Erinnerungen an regelmäßige Arzt- oder andere Behandlungstermine. Diese setze ich mir so, dass ich mir rechtzeitig einen neuen Termin ausmachen kann zum gewünschten Zeitpunkt. Ebenfalls deutlich im Vorhinein erinnern lass ich mich an Geburtstage, um mir hier stressfrei Gedanken bzgl. eines Geschenks machen zu können. Und ausreichend Zeit für Besorgungen habe. Hier verwende ich zusätzlich einen elektronischen Notizzettel auf meinem Handy, auf dem ich über das gesamte Jahr alle möglichen Geschenkideen notiere. Wenn es dann mal wieder einen Anlass für ein Geschenk gibt, habe ich bereits für viele meiner Liebsten ein paar Ideen parat. Das reduziert den Stress ungemein. Ich könnte ohne dieser Möglichkeit, mir jederzeit Notizen zu machen und meine Ideen festzuhalten nicht mehr leben. Sie hat mein Leben und mein Zeitmanagement revolutioniert.

 

Setze dir 2-Wochen-Ziele

 
Ich habe die besten Erfahrungen damit gemacht, in 2-Wochen-Schritten vorauszuplanen. Eine Woche ist mir meistens zu kurz gedacht und ein ganzer Monat ist wieder zu weit gefasst. Diese 2-Wochen-Übersicht über meine Ziele hat sich für mich am besten bewährt.
 
In diesen 2-Wochen-Zielen, die ich in meinem Trello-Board festhalte, definiere ich die Aufgaben, die ich erledigen will, um bestimmte Meilensteine meiner großen Zieleplanung (Jahres-, Quartalsplanung) erreichen zu können. In aller Regel ist in meinem Trello-Board ein Reiter angelegt, in dem ich alle bereits bekannten notwendigen Schritte und Aufgaben einzeln angelegt habe als Karten. Und diese Karten kann ich dann in den Reiter für meine 2-Wochen-Planung ziehen. So sehe ich auch rasch, wie viel ich theoretisch schaffen könnte. Nicht alle Aufgaben sind gleich umfangreich oder gleich komplex.
 
In mein Trello-Board schaue ich mehrmals die Woche. Mindestens jedoch einmal pro Woche, wenn ich mich auf die kommende Woche vorbereite.

 

Bereite deine kommende Woche schon am Wochenende vor

 
Für mich hat es sich bewährt mir am Wochenende Zeit zu nehmen und die kommende Woche theoretisch durchzudenken und mir anzuschauen, ob die Erreichung der gesetzten Ziele und die Erledigung der vorgenommenen Aufgaben immer noch realistisch ist. Wenn sich herausstellt, dass dem nicht so ist, re-priorisiere ich und passe meine Planung entsprechend an. Ich versuche so gut es geht zu vermeiden, dass ich mich selbst durch meine eigene Planung unnötig unter Druck setze. Denn diese Form von Stress macht krank. Davon kann ich ein Lied singen 😉
 
Mir hilft es ungemein, wenn ich mir den Ablauf der einzelnen Tage der kommenden Woche wirklich vor meinem geistigen Auge vorstelle, sie visualisiere. Denn hierbei entstehen in aller Regel auch sofort Stressgefühle und Unwohlsein, wenn sich der Ablauf unrund anfühlt. Ich kann den Zeitdruck förmlich spüren. Wenn ich so etwas erkenne im Zuge der Visualisierung, passe ich meine Planung nach Möglichkeit an.
 
Wenn es nicht möglich ist, diesen Stress zu umgehen, achte ich darauf, dass ich entsprechend einen Ausgleich bekomme, um diesen erhöhten Stresslevel kompensieren zu können. Das ist enorm wichtig, denn wenn es zu oft zu solchen unausweichlichen hohen Stressbelastungen kommt, denen keine bewusste Entspannung und Regeneration folgt, führt das zu Erschöpfung und leicht in ein Burnout.
 
In meinem Trelloboard verschiebe ich meine Aufgaben-Karten, sofern notwendig. Manchmal muss ich größere Aufgaben gegen kleinere austauschen, wenn ich feststelle, dass es mir sonst zu viel werden würde. Diese Wochenvoraussicht hilft mir enorm dabei, mich auf die Anforderungen der kommenden Woche auch energetisch und mental einzustimmen. Mein Stresslevel hat sich dadurch enorm reduziert. Selbst in Lebensphasen wie meiner aktuellen (berufliche Doppelbelastung plus Aus- und Weiterbildung) kann ich so verhindern, dass ich in ein Burnout rutsche, obwohl die Bedingungen dieses klar begünstigen.

 

Priorisiere jeden Tag

 
Da ich jeden Morgen meinen Fokus auf das Wesentliche des aktuellen Tages ausrichte, priorisiere ich auch jeden Morgen aufs Neue meine Aufgaben. Ich entscheide jeden Tag, wie ich meinen Tag bewusst gestalten möchte und werde. Denn es kann durchaus vorkommen, dass etwas, was noch vor einer Woche im Zuge der 2-Wochen-Ziele-Planung als total wertvoll und sinnvoll erschien, heute aufgrund von reizvollen Chancen oder neuen Informationen ganz anders eingeschätzt werden muss. Dann ist eine Re-Priorsierung notwendig.
 
Genauso kommt es vor, dass ich morgens aufwache und es mir elend geht, körperlich oder emotional. Manchmal funktioniert auch mein Hirn nicht so gut, wie ich es für bestimmte Aufgaben bräuchte. In solchen Fällen ist ebenfalls eine Re-Priorisierung am Morgen eines jeden Tages sinnvoll. Ich passe meine Aufgaben dann an meine geistigen, emotionalen und körperlichen Ressourcen an. So bleibe ich produktiv, wenn sinnvoll (!), setze mich aber nicht unnötig dem Druck aus, etwas schaffen zu müssen, zu dem ich mich nicht in der Lage fühle.
 
Ja, ich streiche hier auch öfter mal Aufgaben komplett von meiner Tages-ToDo-Liste, um mich meiner Genesung widmen zu können. Ein solcher bewusst durchgeführter Tag des „Blaumachens“ ist meiner Erfahrung nach sehr wertvoll und verhindert oft, dass man durch schwerere Erkrankungen oder emotionale Zusammenbrüche Auszeiten nehmen muss, weil dann nichts mehr geht. Ich bin eine Freundin davon, hier rechtzeitig zu reagieren und Schlimmeres abzufangen, wenn Präventionsmaßnahmen nicht ausreichend waren, um eine derartige Situation zu verhindern.
 
Wichtiger Hinweis: von dieser Streichung ausgenommen sind Aufgaben, vor denen wir uns gerne drücken möchten, die wir gerne vor uns herschieben. Wo wir um keine Ausrede verlegen sind. Wenn dies ein Thema für dich ist, empfehle ich dir meinen Blogbeitrag zum Thema Aufschieberitis.
 
Ich hoffe, du konntest dir aus meiner Art meine Zeit zu managen für dich etwas mitnehmen. Probiere einfach mal aus, was dich hier beim Lesen am meisten angesprochen hat. Diesen effizienten und effektiven Umgang mit meiner Zeit hab ich nicht über Nacht erlernt und verinnerlicht. Das war ein Prozess und ich optimiere immer weiter. Also setz dich nicht unter Druck, in dem du gleich versuchst alles auf einmal in deinen Alltag zu integieren. Fang mit einem Tipp an und wenn der gut läuft, nimm dir einen weiteren vor.
 
Herzliche Grüße
Deine Susi, das Stehaufweibchen